Inhoudsopgave
1. Operationele planning & uitvoering
Geïntegreerde timeline + checklists per fase
Het organiseren van een loterij bestaat uit meerdere fases: van voorbereiding en vergunning tot livegang, trekkingen en afronding. In dit hoofdstuk begeleiden we je stap voor stap door het volledige proces.
De inhoud is opgezet als praktische werkwijzer:
- per fase zie je wat er geregeld moet worden
- wie verantwoordelijk is
- en welke onderdelen je kunt afvinken
Zo houd je overzicht en voorkom je dat belangrijke stappen worden vergeten.
De operationele fases in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op een loterij met Ksa-vergunning. Werk je met een gemeentelijke vergunning? Dan blijven de meeste fases hetzelfde, maar gelden er op sommige punten andere regels. Deze verschillen worden steeds duidelijk aangegeven in de tekst.
Zo gebruik je dit hoofdstuk
- Lees eerst het overzicht “in één oogopslag”
- Werk daarna fase voor fase de checklists af
- Gebruik de verantwoordelijken als richtlijn:
- Organisatie (vergunninghouder)
- Lotify
- Notaris
- Externe partijen (zoals PSP of accountant)
💡 Tip: plan iedere week een kort campagneoverleg van 15–30 minuten om voortgang, aandachtspunten en next steps te bespreken. Lees dit artikel voor meer uitleg en tips.
Belangrijkste verschillen tussen een Ksa en gemeentelijke vergunning
Alle fases zijn gebaseerd op een Ksa-vergunning (grotere loterijen). Werk je met een gemeentelijke vergunning (kleinere loterijen)? Dan blijven de fases grotendeels hetzelfde, maar zijn er een aantal belangrijke verschillen:
|
Onderdeel |
Gemeentelijke vergunning |
Ksa-vergunning |
|
Aantal trekkingen |
Maximaal 1 trekking (geen tussentijdse trekkingen) |
Meerdere trekkingen mogelijk (tot ±13) |
|
Notaris |
Niet verplicht |
Verplicht bij elke trekking |
|
Omvang loterij |
Kleinschalig (prijzenpakket ≤ €4.500) |
Grootschaliger (prijzenpakket > €4.500) |
|
Voorbereiding |
Korter en eenvoudiger |
Langer en uitgebreider |
|
Complexiteit aanvraag |
Minder complex |
Complexer en strenger |
|
Campagne-opzet |
Eén piekmoment (eindtrekking) |
Meerdere activatiemomenten (tussentijdse trekkingen) |
Overzicht in één oogopslag
|
Fase |
Indicatieve periode* |
Wat moet er “af” zijn aan het einde van deze fase? |
Primair eigenaar |
|
1. Pre‑vergunning |
week 1–12 |
Vergunning aangevraagd + campagnefundament (prijzen, planning, notaris, basiscontent) staat klaar |
Organisatie + Lotify |
|
2. Opstart & livegang |
week 13–14 |
Platform getest + betaalflow werkt + campagne live |
Lotify + organisatie |
|
3. Live campagne |
maand 1–6 |
Verkoop & promotie draaien + tussentijdse trekkingen volgens planning |
Organisatie |
|
4. Trekkingen |
doorlopend + finale |
Trekking(en) uitgevoerd + uitslagen gecommuniceerd + prijzen afgehandeld |
Notaris + organisatie |
|
5. Afronding & verantwoording |
maand 6 + 1–3 maanden erna |
PV notaris, belasting/afdracht, rekening & verantwoording ingediend, stakeholders geïnformeerd |
Organisatie |
Fase 1: pre‑vergunning: voorbereiding & vergunningsaanvraag
Periode: week 1–12
Doel van deze fase: een juridisch juiste en uitvoerbare loterij-opzet neerzetten, zodat je na vergunningverlening snel live kunt en geen kostbare vertraging oploopt.
Klaar aan het einde van fase 1
- Vergunningaanvraag is ingediend.
- Prijzenpakket ligt vast.
- Trekkingkalender staat vast.
- Bij Ksa vergunning: notaris is voorlopig ingepland.
- Campagnefundament staat: landingspagina-content, basis visuals, eerste e-mails/posts.
Week 1–2: intake & strategiebepaling: opzet, doelen, kaders
Organisatie (vergunninghouder)
Doelbesteding en doelbedrag concreet formuleren (1 zin + 3 bullets “waarom nu”).
Beslissen: aantal trekkingen
Gemeentelijke vergunning → maximaal 1 trekking toegestaan (geen tussentijdse trekkingen)
Ksa-vergunning → meerdere trekkingen mogelijk (advies: 4–6 tussentijdse trekkingen + 1 finale hoofdtrekking)
- Lotprijs en verkoopdoel bepalen (incl. scenario “minimum viable” en “stretch”).
- Interne eigenaar aanwijzen (projectlead) + back-up persoon.
- Beslissen wie prijzen regelt (intern) en wie sponsorwerving oppakt.
Lotify
- Adviseert over opzet (trekkingen, haalbaarheid, risicopunten, timing).
- Geeft uitleg over vergunningroute (Ksa vs gemeente) op basis van prijzenpakket.
Week 2–3: documentatie & afspraken: randvoorwaarden goed vastleggen
Organisatie
- Basisdocumenten aanleveren (statuten/inschrijving of machtiging indien van toepassing).
- Contactpersoon voor vergunningaanvraag aanwijzen (snelle feedback/akkoord geven).
- Vastleggen wie intern eindverantwoordelijk is als vergunninghouder (bestuurlijk).
Lotify
- Bereid concept spelvoorwaarden / privacydocumenten voor (op basis van jullie opzet).
Belangrijke go/no-go
- Interne akkoord op: doel, lotprijs, looptijd, trekkingsmomenten, prijzenpakket.
Week 3–4: vergunningaanvraag opstellen en indienen
Lotify
- Vult vergunningsaanvraag in op basis van aangeleverde gegevens.
- Dient aanvraag in bij Ksa/gemeente.
Organisatie
- Alle gegevens controleren en akkoord geven op de aanvraag vóór indiening.
- Snelle correcties aanleveren indien nodig (zelfde werkdag, waar mogelijk).
Week 5–12: wachttijd benutten: parallel voorbereiden
Prijzenpakket finaliseren (incl. sponsoring)Organisatie
- Prijzenlijst definitief maken (hoofdprijs + tussentijdse prijzen per trekking).
Gemeente → prijzen verdelen over één trekking
Ksa → prijzen verdelen over meerdere trekkingen - Sponsors/partners benaderen (tegenprestatie: naamsvermelding/zichtbaarheid).
- Praktische haalbaarheid checken (levering, planning, voorwaarden bij reizen/auto’s).
- Afbeeldingen en korte teksten per prijs verzamelen (voor site & socials).
Organisatie
- Campagneverantwoordelijke aanwijzen voor de marketing en communicatie rondom de loterij.
- Vrijwilligers en ambassadeurs benaderen om te betrekken bij de verspreiding van promotie materiaal (online en offline).
Platform & pagina-inrichting
Organisatie
- Pagina-content aanleveren (doel, prijzen, trekkingdata, FAQ-kopjes).
- Branding assets klaarzetten (logo, kleuren, banners, beeldmateriaal).
- Actiepagina inrichten via het Lotify platform
Lotify: ondersteunen bij inrichting (waar nodig) + checks op volledigheid.
Betaalprovider (PSP) regelen + koppelen
Organisatie
- Keuze maken: eigen PSP (bijv. Mollie/CM.com/Buckaroo) óf via Lotify-partnerintegratie.
- Gegevens aanleveren voor technische koppeling.
Lotify
- Koppeling en testflow inrichten
Optie: gebruik de integratie waarbij je profiteert van lagere transactiekosten via Lotify’s samenwerking met PSP Buckaroo (indien van toepassing).
Bij een Ksa vergunning: notaris vastleggen
Organisatie
- Notaris benaderen en voorlopige trekkingsmomenten reserveren.
- Afspraken vastleggen (aanwezigheid, werkwijze, tarieven, proces-verbaal).
Belangrijk: bij Ksa-vergunning moet de notaris bij iedere trekking aanwezig zijn.
Fase 2: opstartfase: platform live zetten & start verkoop
Periode: week 13–14
Doel van deze fase: alles technisch en communicatief “launch-ready” maken: betalingen, tickets, e-mails, pagina, planning, support.
Klaar aan het einde van fase 2
- Testbetaling gelukt, lotnummers en bevestigingsmail werken.
- Landingspagina compleet en juridisch zichtbaar (vergunninginfo/spelvoorwaarden/privacy).
- Lanceringcommunicatie staat klaar en is ingepland.
- Vergunning is goedgekeurd én gekoppeld in de Launchpad (stap op groen)
Week 13: live zetten & testfase
Lotify
- Zet platform live (technisch) zodra vergunning binnen is.
- End-to-end test: betaling → lotnummer(s) → e-mail → dashboardregistratie.
- Trekkinginstellingen klaarzetten (trekkingen, prijzen per trekking).
Organisatie
- Laatste contentcheck (teksten, afbeeldingen, prijzen, data).
- Intern draaiboek klaarzetten.
Week 14: lancering (start lotenverkoop)
Organisatie
- Lanceringmail naar achterban (met duidelijke CTA (call to action) en 18+ melding).
- Eerste 3 social posts live + story-format klaar.
- Websitebanner en/of nieuwsbericht op eigen site.
- Perspitch versturen (lokaal/regionaal waar relevant).
- Vrijwilligers/ambassadeurs krijgen deelpakket (link/QR, voorbeeldtekst, planning)
- Controleer dat alle communicatie verwijst naar de juiste trekkingdatum
Lotify
- Zet support klaar voor deelnemersvragen.
- Monitoring: aankopen en eventuele issues in eerste 24–48 uur.
Fase 3: live campagne: verkoop- & promotieperiode
Periode: maand 1–6
Doel van deze fase: zichtbaarheid vasthouden en verkoop opbouwen met een ritme van updates, community-activatie en een sterke eindsprint.
Bij een Ksa-vergunning spelen tussentijdse trekkingen hierin vaak een belangrijke rol.
Aanbevolen ritme
- Wekelijks: 2–3 social posts + 1 update intern (vrijwilligers/teams)
- Maandelijks: 1 grotere activatie
- Laatste 2 weken: opschalen naar “countdown” ritme
Maand 1: opbouw & eerste momentum
Organisatie
- Wekelijks verkoopmoment plannen (vaste dagen voor posts/e-mail)
- Eén keer per week: voortgang delen
- QR-code zichtbaar maken op offline plekken (locatie, events, posters)
- Vrijwilligers/teams aanzetten tot delen met eigen netwerk
- Voortgang op dashboard analyseren, waar nodig bijsturen
Maand 2–5: continuïteit + trekkingen
Organisatie
- Per trekking:
- 1 vooraankondiging
- 1 post “vanavond trekking”
- 1 uitslagpost
- Gemeente → geen tussentijdse trekkingen:
- focus op herhaling van boodschap
- voortgang delen (“we zitten op X%”)
- extra activatiemomenten zonder trekking
- Winnaars benaderen + prijzen logistiek afhandelen
- Elke maand: één mini-campagne (bijv. sponsorprijs/extra spotlight)
Lotify: trekking technisch faciliteren
Notaris: toezicht/aanwezigheid volgens afspraak + proces-verbaal opstellen (alleen van toepassing bij Ksa vergunning).
Maand 6: eindsprint & finale hoofdtrekking
Organisatie
- Countdown content klaar (laatste 14 dagen: frequenter, korter, concreter)
- Laatste e-mailronde: “laatste kans”
- PR-moment: “laatste kans” (zeker bij opvallende hoofdprijs/impactdoel)
- Logistiek hoofdprijs gereed (overdracht/levering, afspraken, communicatie)
Lotify: monitoring op piekbelasting (verkeer/betalingen) + support
⚠️ Belangrijk verschil in deze fase
Ksa-vergunning
- Tussentijdse trekkingen = belangrijkste groeimotor
- Regelmatige piekmomenten in campagne
- Meer dynamiek en herhaalde aandacht
Gemeentelijke vergunning
- Geen tussentijdse trekkingen
- Campagne moet momentum houden zonder trekkingen
- Sterkere focus op storytelling, voortgang en eindsprint
Fase 4: trekking uitvoering
Periode: maand 6
Doel van deze fase: elke trekking moet controleerbaar, eerlijk en transparant verlopen — en dat moet je ook zo communiceren (vertrouwen = conversie).
48–24 uur voor de trekking
Organisatie
- Communiceer: “verkoop sluit op [datum/tijd]”
- Controleer prijzen (beschikbaar, tekst, afbeelding)
- Controleer of claiminstructies duidelijk zijn ingesteld
- Maak uitslagtemplate klaar (website + social + e-mail)
Lotify: trekking in systeem klaarzetten (prijzen, deelnemersbestand)
Notaris: bevestiging aanwezigheid/toezicht
Nuance:
- Alleen van toepassing bij Ksa (notaris verplicht bij elke trekking)
- Gemeente → niet nodig
Op de dag zelf
Notaris: trekkingsmoment begeleiden/valideren. Alleen bij Ksa-vegunning.
Lotify
- Voert trekking uit via platform
- Trekkingsrapport beschikbaar maken
Direct erna (zelfde dag)
Organisatie
- Winnaars informeren
- Uitslag publiceren (privacyproof)
- Prijsafhandeling starten
- Controleer of publicatie klopt met vergunningregels (bijv. geen persoonsgegevens zonder toestemming)
Fase 5: afronding — nazorg, belasting & verantwoording
Periode: maand 6 + 1–3 maanden erna
Doel van deze fase: alles formeel afronden: prijzen uitkeren, administratie op orde, verantwoording indienen en stakeholders informeren.
Direct na de finale trekking (week 1 na afloop)
Organisatie
- Bedankmail sturen naar alle deelnemers (opbrengst + impact)
- Publieke afsluiting delen (website + social)
- Alle prijzen uitkeren / overdracht vastleggen
- Controleer dat alle winnaars correct geïdentificeerd zijn (bijv. 18+, betaling afgerond)
- Trekkingsoverzicht, uitslag en administratie bewaren voor de verantwoording richting gemeente (bij een gemeentelijke vergunning)
Notaris: proces-verbaal / trekkingsdocument(en) opleveren (bij Ksa vergunning)
Lotify: exports aanleveren (loten, opbrengst, winnaars)
Kansspelbelasting & administratie (week 1–4 na afloop)
Organisatie
- Controleren welke prijzen boven de wettelijke belastingdrempel vallen. In het platform zie je dit automatisch terug in het prijzenoverzicht onder Trekkingen.
- Bepalen hoe kansspelbelasting wordt verwerkt (bijv. uit opbrengst of inhouding)
- Aangifte en afdracht organiseren (vaak samen met accountant of financiële administratie)
- Actuele tarieven en regelgeving controleren vóór aangifte
Lotify:
- Toont automatisch een indicatie van de kansspelbelasting
- Houdt prijswaarden centraal bij
- Levert exports en rapportages voor administratie en verantwoording
Belangrijk: de vergunninghouder blijft altijd verantwoordelijk voor correcte belastingafhandeling
Rekening & verantwoording (tot max. 3 maanden na afloop)
Organisatie
- Overzicht inkomsten, kosten en netto-opbrengst afronden
- Formele verantwoording opstellen
- Indienen bij vergunningverlener
- Bewijsstukken verzamelen (PV notaris, exports, administratie)
- Interne evaluatie uitvoeren
- Controleer dat minimaal 40% naar het goede doel is gegaan
Lotify: ondersteuning met exports en rapportages
Accountant (indien nodig): controle / verklaring
Slot
Gebruik de checklists in dit artikel als leidraad tijdens de voorbereiding, uitvoering en afronding van je loterij. Door fase voor fase te werken, houd je overzicht en voorkom je vertraging of fouten tijdens je campagne.
Loop je ergens tegenaan of kom je er niet uit? Neem dan contact op met Daniel van de klantenservice via daniel.poppelier@lotify.com.