Aan de slag met Lotify: onboarding voor eenmalige loterijen

Het Lotify platform

Het Lotify platform is de complete online omgeving waarin je jouw loterij opzet, beheert en afrondt. Vanaf het moment dat je een workspace aanmaakt tot en met de trekking en communicatie met winnaars, verloopt alles binnen dit systeem.

Het platform is zo ingericht dat je stap voor stap wordt begeleid. Tijdens de onboarding stel je je spel in. Daarna beheer je via het menu alle onderdelen van je loterij, zoals je website, formulieren, trekkingen, teaminstellingen en exports. Elk onderdeel heeft een duidelijke functie binnen het totale proces.

In dit hoofdstuk leggen we uit hoe het platform is opgebouwd, wat je waar vindt en hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen. Zo krijg je overzicht en weet je precies welke stappen je wanneer moet zetten.

Loop je ergens tegenaan of kom je er niet uit? Neem dan contact op met Daniel van de klantenservice via daniel.poppelier@lotify.com. 

Onboarding 

Wanneer je een account hebt aangemaakt op het Lotify platform dan kom je terecht in het workspace overzicht. Een workspace is de online ruimte waarin jij je kansspellen aanmaakt en beheert. Begin met het aanmaken van een workspace en geef het een naam. 

Vervolgens kan je beginnen met het aanmaken van een loterij. Klik op de knop ‘Spel aanmaken’ en klik op eenmalige loterij aanmaken. De onboarding bestaat uit 6 stappen die je moet doorlopen voordat je de onboarding kan afronden. 

Stap 1. spelinformatie

Wat doe je in deze stap?
Hier leg je het fundament van je loterij. Je definieert de kerninformatie: de naam, het doel, het financiële streefbedrag en de prijs per lot. Dit is de 'identiteitskaart' van je loterij die cruciaal is voor het vertrouwen van deelnemers. 

Zo pak je het aan

1. Naam van de loterij: kies een korte, duidelijke en aantrekkelijke naam. Tip: verwerk de naam van je organisatie of het doel.
2. Doel van de loterij: beschrijf helder waarvoor je geld inzamelt. Wees specifiek!
3. Streefbedrag: voer het totale bedrag in dat je hoopt op te halen. Wees realistisch.
4. Prijs per lot: bepaal de prijs voor een lot. Kies een bedrag dat past bij je doelgroep en de prijzen die je aanbiedt. 

Stap 2. organisator toevoegen

Wat doe je in deze stap?
Je identificeert de officiële organisatie achter de loterij. Met de KVK-zoekfunctie (Kamer van Koophandel) vind en selecteer je eenvoudig het juiste bedrijf of de stichting. Lotify vult de gegevens vervolgens automatisch voor je in.

Zo pak je het aan

1. Vul de zoekvelden in: begin met de bedrijfsnaam voor het breedste resultaat. 
2. Start de zoekopdracht: klik op ‘zoeken’. Lotify doorzoekt live de KVK-database. 
3. Kies de juiste organisatie: selecteer de juiste naam uit de lijst. Alle bekende gegevens worden automatisch ingevuld.
4. Bevestig en ga verder: zodra je een organisator hebt geselecteerd, wordt de volgende knop actief.  

💡Zoektip: krijg je geen resultaten? Probeer minder specifieke informatie. Zoek bijvoorbeeld alleen op de unieke kern van de bedrijfsnaam, zonder "BV" of "Stichting", of controleer op typefouten.

Stap 3: prijzenpakket waarde instellen

Wat doe je in deze stap?
Je bepaalt de totale waarde van alle prijzen die je gaat weggeven. Deze keuze is direct gekoppeld aan de vergunning die je mogelijk nodig hebt. 

Zo pak je het aan

1. Bereken je totale prijzenwaarde: maak een lijst van alle prijzen die je wilt uitreiken en tel de winkelwaarde (inclusief BTW) bij elkaar op.
   Voorbeeld: Je hebt één hoofdprijs van €250 en tien kleinere prijzen van €20 per stuk. De totale waarde is dan €250 + (10 x €20) = €450.
2. Op het scherm zie je drie opties. Bij een prijzenpakket tot €4.500 is een vergunning van de gemeente voldoende. Zit je boven dit bedrag dan is een vergunning van de Kansspelautoriteit verplicht. 
3. Selecteer welke optie van toepassing is en klik op ‘volgende’. 

Stap 4: trekking instellen

Wat doe je in deze stap?
Hier leg je de kalender van je loterij vast. Je stelt de precieze datum en tijd in voor elke trekking. Dit bepaalt wanneer de verkoop van loten stopt en de winnaars bekend worden gemaakt. Om verder te gaan, voeg je minimaal één trekking toe. Je kunt later altijd nog extra trekking toevoegen.

Zo pak je het aan

1. Klik op ‘+ Trekking toevoegen’. 
2. Kies datum en tijd: selecteer in de kalender het exacte moment van de trekking. 
3. Bevestig en herhaal: klik op ‘toevoegen’. Herhaal deze stappen als je meerdere trekkingen (bv. wekelijks) wilt plannen.
   
   

💡Tip: kies een strategisch moment

Het tijdstip van je trekking beïnvloedt hoeveel aandacht en betrokkenheid je krijgt wanneer je de uitslag communiceert. Hier is een simpel voorbeeld:

💡 Extra tip: maak er een moment van

Je kunt de trekking ook feestelijk aankleden, bijvoorbeeld door deze te combineren met een (online of fysiek) evenement. Bij een mobiele trekking kan iemand met een winnend lot direct ter plekke horen dat hij of zij heeft gewonnen. Uiteraard worden alle winnaars ook automatisch per e-mail geïnformeerd via het platform.

Stap 5: speluitbreiding activeren: Clubs

Wat doe je hier?
In deze optionele stap kun je Clubs activeren. Deze speluitbreiding is bedoeld voor loterijen waarbij meerdere verenigingen of afdelingen betrokken zijn bij de verkoop.

Wat is Clubs precies? 
Clubs maakt het mogelijk dat deelnemende clubs of afdelingen loten verkopen onder hun eigen naam, binnen één gezamenlijke hoofdloterij. Elke club krijgt een eigen verkooppagina en dashboard, terwijl jij als organisator het centrale overzicht behoudt. Zo zie je per club hoeveel loten zijn verkocht en wat dit heeft opgeleverd, allemaal binnen het Lotify-platform.

⚠️Let op: coördinatie ligt bij jou
Clubs is een krachtige uitbreiding, maar vraagt wel om organisatie aan jouw kant. Jij werft de deelnemende clubs, geeft instructies en bewaakt de voortgang. Lotify faciliteert de tooling en het overzicht, maar de coördinatie blijft jouw verantwoordelijkheid.

Stap 6: samenvatting & afronden

Welkom bij de laatste stap!
Dit is de definitieve controlepost voor je nieuwe spel. Op deze samenvattingspagina zie je alle informatie die je in de vorige stappen hebt ingevoerd, overzichtelijk bij elkaar. Je taak is om alles zorgvuldig te controleren en, als alles klopt, de onboarding af te ronden.

Zo pak je het aan
Zie je iets wat aangepast moet worden, dan kun je via het potloodicoon ✎ direct terug naar de betreffende stap om wijzigingen door te voeren. Als alles klopt, rond je de onboarding af via ‘Onboarding afronden’. Je loterij wordt daarmee klaargezet voor de volgende fase richting lancering.